طبق فلوچارت مشاهده شده در سامانه تامین ستاد در قسمت اعلان عمومی یا توصیفی ار نوع خرید کالا، خریدهای کالا خریدهایی میباشند که دارای شناسه‌کالا یا ایران‌کد باشند. ثبت درخواست خرید توسط کارپرداز انجام می‌شود. در این مرحله قسمتهایی از جمله عنوان یا شرح درخواست، شماره درخواست مرجع(شماره درون سازمانی)، توضیحات، شرح کلی‌نیاز و مهلت ارسال پاسخ توسط کارپرداز درج می‌گردد و به صفحه ی اعلان عمومی ارسال می‌شود که شما می‌توانید چگونگی ثبت و ارسال را در قسمت فیلمهای آموزشی در سامانه تامین ستاد مشاهده فرمایید.
در مرحله بعد؛ تامین کننده بسته به مهلت ارسال پاسخ که کارپرداز مشخص نموده میتواند از قسمت چستجوی پیشرفته واقع در صفحه اصلی پروفایل خود خرید مورد نظر را جستجو نموده و قیمت پیشنهادی را ارسال نماید. پس از ارسال پاسخ یا پیشنهاد قیمت توسط تامین کننده، بازگشایی یا تعیین تکلیف توسط کارپرداز یا مقام تشخیص بسته به نوع درخواست که جزء یا متوسط باشد انجام می‌گردد. نکته قابل توجه که بسیاری در آن با مشکل مواجه می‌شوند این است که اگر خرید به صورت جزء ثبت گردد و تامین کننده ای بالاتر از سقف معاملات جزء قیمت بدهد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
در این مواقع کارپرداز میتواند دو کار را انجام دهد. یا شخص مورد نظر را ابطال نماید و یا کل خرید را جهت تعیین تکلیف به شخص مقام تشخیص ارسال نماید. یادآور می‌شود در این مرحله برنده مشخص نمی‌شود و بسته به بند الف یا بند ب ماده 11 قانون برگزاری مناقصات و معاملات دولتی تایید و یا ابطال تامین کنندگان انجام می‌گردد.
ماده 11 ـ روش‌های انجام مناقصه به طریق زیر انجام می‌شود:
الف ـ در معاملات کوچک، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آنها تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ فاکتور مشخص و به تشخیص و مسؤولیت خود، معامله را با تأمین کیفیت به کمترین بهای ممکن انجام دهد.
ب ـ در معاملات متوسط، کارپرداز یا مأمورخرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام کتبی، با تأمین کیفیت موردنظر، چنانچه بهای به دست آمده مورد تأیید مسؤول واحد تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی باشد، معامله را با عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام کتبی ممکن نباشد با تأیید مسؤول تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی، به تعداد موجود کفایت
می‌شود.
تبصره ـ چنانچه مسؤولیت واحد تدارکاتی برعهده کارپرداز واحد باشد، امضای نامبرده به منزله امضای مسؤول واحد تدارکاتی است. در صورتی که دستگاه اجرائی فاقد کارپرداز باشد می‌توان وظایف مندرج در این قانون را به متصدیان پست‌های مشابه سازمانی یا به مأمور خرید محول نمود.
پس از تعیین تکلیف تشکیل جدول مقایسه ای انجام می‌گردد. تامین کنندگانی وارد جدول مقایسه ای می‌شوند که در مرحله‌ی قبل تایید شده باشند. یادآور می‌شود تشکیل جدول مقایسه ای چه در خریدهای جزء و چه در خریدهای متوسط توسط کارپرداز انجام می‌گردد. تعیین برنده با توجه به ماده 11 بر عهده ی کارپرداز یا مقام تشخیص می‌باشد. اما اعلام به برنده بسته به جزء یا متوسط بودن خرید بر عهده ی کارپرداز یا مقام تشخیص می‌باشد.
پس از اعلام به برنده، تامین کننده مدنظر برنده بودن خود را تایید و کارمزد سامانه را پرداخت می‌نماید. در صورت عدم پذیرش برنده بودن و یا منقضی شدن مهلت پذیرش، کارپرداز یا مقام تشخیص میتوانند تامین کننده با اولویت پایین تر را انتخاب یا خرید را ابطال نمایند و یا میتوانند مجددا مهلت پذیرش برنده بودن برای نفر اول را تمدید نمایند.
بیشتر بخوانید : خرید خدمات مشاوره – تک گزینه ای
در هر صورت پس از پذیرش برنده بودن توسط شخص برنده، کارپرداز میتواند مرحله ی سفارش یا قرارداد را انجام دهد. از جمله مواردی که در این قسمت مشخص می‌شوند زمانبندی پرداخت و تحویل می‌باشد. پس از ثبت و ارسال سفارش، تامین کننده‌ی برنده وارد کارتابل خود شده و از قسمت سفارش ها، سفارش تنظیم شده توسط کارپرداز را تایید نموده و جهت امضای نهایی به شخص کارپرداز یا مقام تشخیص ارسال میکند.
نکته : پس از امضاء نهایی سفارش، الحاقیه فعال شده که ثبت الحاقیه توسط کارپرداز انجام می‌شود. یادآور می‌شود ثبت الحاقیه تا 25 درصد افزایش یا کاهش قابل انجام می‌باشد. ضمن اینکه تایید الحاقیه توسط مقام تشخیص انجام می‌گردد.
در نهایت پس از امضای نهایی، سفارش تامین کننده‌ی برنده کالای مدنظر را ارسال نموده و شخص کارپرداز باید کالای ارسال شده را دریافت و تایید نمایید.
پس از دریافت کالا توسط انباردار کار وارد مرحله‌ی پایانی یعنی پرداخت شده که پرداخت در سامانه توسط مدیرمالی، ذیحساب و یا عامل ذیحساب انجام می‌گردد.
نویسنده : حسین مجدی نسب (حقوق مولف محفوظ است)
