در این نوع مناقصه ابتدا باید شرکتهایی که دارای صلاحیت میباشند مشخص و تایید گردند و سپس ارسال دعوتنامه فقط برای آنهایی انجام میشود که در ارزیابی کیفی تایید شده باشند.
بنابراین در مناقصه محدود و ارزیابی کیفی برای لیست کوتاه،ابتدا اطلاعات ارزیابی کیفی توسط مسئول ثبت مناقصه ثبت و جهت تایید و انتشار به مقام تشخیص ارسال میگردد.
سپس مناقصه گران در مدت زمان مقررنسبت به دریافت و ارسال اسناد ارزیابی کیفی اقدام مینمایند.بعد از اتمام مهلت ارسال اسناد ارزیابی کیفی، مقام تشخیص نتایج را به مسئول کمیته فنی بازرگانی جهت ارزیابی کیفی ارسال مینماید و مسئول کمیته فنی بازرگانی پس از تعیین تکلیف نتایج را جهت تایید به مقام تشخیص ارسال مینماید.مقام تشخیص پس از تایید نتایج ارزیابی کیفی لیست تایید شده مناقصه گران را جهت ایجاد لیست کوتاه به مسئول ثبت مناقصه ارسال مینماید.مسئول ثبت مناقصه بعد از ایجاد لیست کوتاه،لیست را جهت تایید به مقام تشخیص ارسال مینماید.مقام تشخیص لیست کوتاه را تایید و به آن لیست تاریخ اعتبار میدهد.تاریخ اعتبار لیست کوتاه حداکثر دو سال میباشد.
پس از ایجاد لیست کوتاه مسئول ثبت مناقصه اقدام به ثبت اطلاعات مناقصه محدود که شامل اطلاعات عمومی مناقصه،تعیین اعضاء کمیسیون،اطلاعات مالی و زمانی و بارگذاری اسناد مناقصه است نموده و سپس جهت تایید و ارسال دعوتنامه، به کارتابل مقام تشخیص ارسال مینماید.در این مرحله مقام تشخیص(بالاترین مقام اجرایی و یا جانشین وی) میتواند با استفاده از امضاء الکترونیک مناقصه را امضاء و تایید نموده و به لیست کوتاه ایجاد شده ارسال نماید.همینطور میتواند قبل از تایید و امضاء خود اقدام به تصحیح و ویرایش اطلاعات مناقصه نموده و یا جهت انجام این کار مناقصه را جهت ویرایش به مسئول ثبت مناقصه ارسال نماید.در هر صورت بعد از امضاء مقام تشخیص و ارسال به لیست کوتاه و با توجه به مهلت دریافت اسناد، مناقصه گران میتوانند اقدام به دانلود اسناد نموده و پس از امضاء الکترونیکی اسناد(با استفاده از برنامه امضاء دیجیتال) اقدام به ارسال پاکات الف،ب،ج(ضمانتنامه،اسناد فنی،پیشنهاد قیمت) نمایند.
نکته : یادآور میشود اصلاحات توسط دستگاه اجرایی تا 72 ساعت قبل از بازگشایی امکانپذیر است اما اصلاحات برای مناقصه گران تا آخرین مهلت ارسال پاکات امکانپذیر است.ضمن اینکه اصلاحات انجام شده فقط برای اسناد بارگزاری شده و مهلت ارسال پاکات توسط دستگاه اجرایی امکانپذیر میباشد.
پس از پایان مهلت ارسال پاکات بازگشایی در کارتابل مقام تشخیص و با امضاء اعضاء کمیسیون انجام میگردد.سپس بازگشایی پاکات الف(ضمانت نامه) و بعد از آن بازگشایی پاکات ب(اسناد فنی) انجام و جهت ارزیابی فنی به مسئول کمیته فنی بازرگانی جهت تعیین تکلیف ارجاع میگردد.پس از ارزیابی فنی نتایج به مقام تشخیص جهت ادامه بازگشایی ارسال میگردد و بازگشایی پاکات ج(پیشنهاد قیمت) انجام خواهد شد.
یادآور میشود کسانی که پاکات ارزیابی کیفی یا الف یا ب آنها تایید نشود سامانه اجازه دسترسی به باقی پاکات را به اعضاء کمیسیون نمیدهد.
پس از بازگشایی پاکات ج(پیشنهاد قیمت) جدول مقایسه ای تشکیل میگردد.در این مرحله بنابر نظر اعضاء کمیسیون برندگان اول و دوم مشخص شده و اگر قیمتهای پیشنهادی بیش از 10 درصد بالاتر و یا پایینتر از برآورد مالی دستگاه اجرایی باشد جهت ارزیابی مالی پاکات ج به مسئول کمیته فنی بازرگانی ارجاع داده میشود ومسئول کمیته فنی بازرگانی ارزیابی مالی را انجام داده و نتیجه را به مقام تشخیص و اعضاء کمیسیون ارسال مینماید.
در هر صورت پس از بررسی های انجام شده برنده و یا برندگان مشخص شده و سپس اعلام به برنده توسط مقام تشخیص انجام میگردد.
یادآور میشود در صورتی میتوان برنده دوم را مشخص نمود که اختلاف قیمت نفر اول و دوم کمتر از مبلغ ضمانتنامه باشد.
پس از اعلام به برنده ، شرکت برنده باید برنده بودن خود را تایید نماید.در صورت عدم تایید ضمانتنامه وی ضبط شده و میتوان برنده دوم را مشخص نمود و یا مناقصه را ابطال کرد.
پس از پذیرش برنده بودن توسط شخص برنده مسئول ثبت مناقصه وارد کارتابل خود شده و از قسمت قراردادها قرارداد مورد نظر را تنظیم و جهت تایید و ارسال به شخص برنده به مقام تشخیص ارسال مینماید.مقام تشخیص پس از رویت قرارداد ، قرارداد مد نظر را به شخص برنده ارسال نموده و شخص برنده در مدت زمان تعیین شده قرارداد را تایید و جهت امضا نهایی به مقام تشخیص ارسال مینماید.
پس از امضاء نهایی قرارداد توسط مقام تشخیص، اگر مناقصه مورد نظر کالا باشد شخص برنده بایستی اقدام به ارسال کالا نماید و سپس انباردار کالای مورد نظر را دریافت نماید.اما اگر مناقصه مورد نظر خدمت باشد شخص برنده باید اقدام به ارسال صورت وضعیت نموده و تحویل گیرنده(ناظر) اقدام به تایید صورت وضعیت نماید.
