با کنکاش در قانون برگزاری مناقصات حداقل 3 رکن برای برگزاری رقابت مناقصه شناسایی می‌شود که عبارتند از: دستگاه مناقصه‌گزار، کمیسیون مناقصه و کمیته فنی بازرگانی.
هر کدام از این ارکان وظایفی دارند، که می‌توان به بیش از 20 تکلیف دستگاه مناقصه‌گزار از جمله هماهنگی تشکیل جلسات کمیسیون در مواعد مقرر اشاره کرد.
بنابراین لازم است فردی به عنوان مسؤول اجرا یا هماهنگی این تکالیف تعیین شود زیرا در حقوق عمومی ابتدا باید سمت و مسئولیت اشخاص طبق قانون مشخص شده و بعد از وی کار خواسته شود، در غیر این صورت اعمال انتسابی به او فاقد وجاهت قانونی بوده و باطل است.
لاجرم شخصی را باید با عنوان و پست سازمانی دبیر کمیسیون مناقصات (که عملاً معاون رییس دستگاه خواهد بود) تعریف نمود چه آنکه بر اساس ماده 6 قانون مدیریت خدمات کشوری در تعریف پست سازمانی آمده؛ «عبارت است از جایگاهی که در ساختار سازمانی دستگاههای اجرایی برای انجام وظایف و مسؤولیت‌های مشخص (ثابت و موقت) پیش‌بینی و برای تصدی یک کارمند در نظر گرفته می‌شود».
باید توجه داشت بر اساس ماده 94 همین قانون «تصدی بیش از یک پست سازمانی برای کلیه کارمندان دولت ممنوع می‌باشد. در موارد ضروری با تشخیص مقام مسؤول مافوق تصدی موقت پست سازمانی مدیریتی یا حساس به صورت سرپرستی بدون دریافت حقوق و مزایا برای حداکثر چهار ماه مجاز می‌باشد»؛ پس سایر سمت‌های موجود در دستگاه ممنوع از قبول این مسؤولیت هستند لذا این شخص بهتر است بدون حق رأی باشد چون به خاطر مسؤولیت اجرایی در کمیسیون نباید عضو رای دهنده کمیسیون باشد زیرا اعضای کمیسیون فارغ از تمام سمت‌های اجرایی خود در دستگاه باید رای مدیریتی بدهند.
اهم وظایف دبیر کمسیون مناقصات را می‌توان به شرح ذیل برشمرد:
1) هماهنگی بین ارکان برگزاری مناقصه
2) هماهنگی برای تهیه اسناد مناقصه
3) هماهنگی جهت ارزیابی کیفی مناقصه‌گران توسط کمیته ارزیابی خصوصاً تهیه نامه فهرست کوتاه برای تأیید توسط بالا‌ترین مقام
4) ارایه نظر در خصوص تعیین نوع مناقصه از نظر مراحل بررسی و کنترل شرایط لازم.
5) کنترل شرایط لازم برای تعیین نوع مناقصه از نظر روش دعوت
6) کنترل پیش‌بینی منابع مالی و نحوه ضمان تأخیر تعهدات مطابق اسناد
7) پیشنهاد و کنترل تعداد فراخوان‌های انتشار یافته و روزنامه ناشر آگهی در مناقصات عمومی و انتخاب سایر روش‌های اطلاع‌رسانی
8) هماهنگی در تعیین اسناد تکمیلی مناقصه
9) هماهنگی بین اعضای کمیسیون برای تشکیل جلسات مناقصه خصوصاً جلسه پیش از فراخوان
10) ثبت دریافت پاکت‌های پیشنهاد (خصوصاً پاکت الف) و صیانت از آنها
11) هماهنگی برای تشکیل جلسات توضیح و تشریح اسناد و رفع ابهام مناقصه‌گران
12) دریافت پاکت‌های قیمت و پاکت تضمین پیشنهادهای رد شده از کمیسیون مناقصه جهت عودت
13) ارسال دعوت‌نامه به مناقصه‌گران برای شرکت در جلسات گشایش پاکت‌ها (خصوصاً مالی)
14) تهیه نامه اعلام نتایج ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها در مناقصات دومرحله‌ای
15) تهیه نامه اعلام تمدید اعتبار پیشنهادها در طول مناقصه یا هنگام عقد قرارداد در صورت لزوم
16) کنترل نگهداری تضامین نفرات اول و دوم پس از بازگشایی توسط مالی
17) کنترل روش ارزیابی مالی که به عنوان بخشی از اسناد مناقصه اعلام شده است
18) تهیه و ارسال نامه تجدید یا لغو مناقصه به مناقصه‌گران.
19) مستندسازی و اطلاع‌رسانی فرایند مناقصه مطابق مقررات