طبق فلوچارت مشاهده شده در سامانه تامین ستاد در قسمت اعلان عمومی از نوع خرید خدمت، خریدهای خدماتی شامل خریدهایی می‌باشند که دارای ماهیت اجرایی باشند. درخواستهایی مانند تعمیرات، ساختمان، ساخت و ساز، فضای سبز، حمل و نقل، انتقال آب گاز و یا برق و … می‌باشند که در قالب خرید خدمت در سامانه ستاد انجام میشوند. ثبت درخواست خرید توسط کارپرداز انجام می‌شود. در این مرحله قسمتهایی از جمله عنوان یا شرح درخواست، شماره درخواست مرجع(شماره درون سازمانی) ، توضیحات، شرح کلی نیاز و مهلت ارسال پاسخ توسط کارپرداز درج میگردد و به صفحه ی اعلان عمومی ارسال می‌شود که شما میتوانید چگونگی ثبت و ارسال را در قسمت فیلمهای آموزشی در سامانه تامین ستاد مشاهده فرمایید.
در مرحله بعد تامین کننده بسته به مهلت ارسال پاسخ که کارپرداز مشخص نموده میتواند از قسمت چستجوی پیشرفته واقع در صفحه اصلی پروفایل خود، خرید مورد نظر را جستجو نموده و قیمت پیشنهادی را ارسال نماید. پس از ارسال پاسخ یا پیشنهاد قیمت توسط تامین کننده بازگشایی یا تعیین تکلیف توسط کارپرداز یا مقام تشخیص بسته به نوع درخواست که جز یا متوسط باشد انجام میگردد. نکته قابل توجه که بسیاری در آن با مشکل مواجه میشوند این است که اگر خرید به صورت جز ثبت گردد و تامین کننده ای بالاتر از سقف معاملات جز قیمت بدهد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
در این مواقع کارپرداز میتواند دو کار را انجام دهد. یا تامین‌کننده موردنظر را ابطال نماید و یا کل خرید را جهت تعیین تکلیف به کارتابل شخص مقام تشخیص ارسال نماید. یادآور می‌شود در این مرحله برنده مشخص نمی‌شود و بسته به بند الف یا بند ب ماده 11 قانون برگزاری مناقصات و معاملات دولتی تایید و یا ابطال تامین کنندگان انجام میگردد.
ماده 11 ـ روش‌های انجام مناقصه به طریق زیر انجام می‌شود:
الف ـ در معاملات کوچک، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آنها تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ فاکتور مشخص و به تشخیص و مسؤولیت خود، معامله را با تأمین کیفیت به کمترین بهای ممکن انجام دهد.
ب ـ در معاملات متوسط، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام کتبی، با تأمین کیفیت موردنظر، چنانچه بهای به دست آمده مورد تأیید مسؤول واحد تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی باشد، معامله را با عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام کتبی ممکن نباشد با تأیید مسؤول تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی، به تعداد موجود کفایت
می‌شود.
بیشتر بخوانید : خرید مستقیم کالا یا خدمت
تبصره ـ چنانچه مسؤولیت واحد تدارکاتی برعهده کارپرداز واحد باشد امضای نامبرده به منزله امضای مسؤول واحد تدارکاتی است. در صورتی که دستگاه اجرائی فاقد کارپرداز باشد می‌توان وظایف مندرج در این قانون را به متصدیان پست‌های مشابه سازمانی یا به مأمور خرید محول نمود.
پس از تعیین تکلیف، تشکیل جدول مقایسه ای انجام میگردد. تامین کنندگانی وارد جدول مقایسه ای میشوند که در مرحله ی قبل تایید شده باشند. یادآور می‌شود تشکیل جدول مقایسه ای چه در خریدهای جز و چه در خریدهای متوسط توسط کارپرداز انجام میگردد.تعیین برنده با توجه به ماده 11 بر عهده‌ی کارپرداز یا مقام‌تشخیص میباشد. اما اعلام به برنده بسته به جزء یا متوسط بودن خرید بر عهده ی کارپرداز یا مقام تشخیص میباشد.
پس از اعلام به برنده، تامین کننده مدنظر برنده بودن خود را تایید و کارمزد سامانه را پرداخت می‌نماید. در صورت عدم پذیرش برنده بودن و یا منقضی شدن مهلت پذیرش، کارپرداز یا مقام تشخیص میتوانند تامین کننده با اولویت پایین‌تر را انتخاب یا خرید را ابطال نمایند و یا میتوانند مجددا مهلت پذیرش برنده بودن برای نفر اول را تمدید نمایند.
در هر صورت پس از پذیرش برنده بودن توسط شخص برنده، کارپرداز میتواند مرحله ی سفارش یا قرارداد را انجام دهد. از جمله مواردی که در این قسمت مشخص میشوند زمانبندی پرداخت و تحویل میباشد. پس از ثبت و ارسال سفارش، تامین کننده‌ی برنده وارد کارتابل خود شده و از قسمت سفارش ها، سفارش تنظیم شده توسط کارپرداز را تایید نموده و جهت امضای نهایی به شخص کارپرداز یا مقام تشخیص ارسال می‌کند.
!!! نکته : پس از امضا نهایی سفارش، الحاقیه فعال شده که ثبت الحاقیه توسط کارپرداز انجام می‌شود. یادآور می‌شود ثبت الحاقیه تا 25 درصد افزایش یا کاهش قابل انجام میباشد. ضمن اینکه تایید الحاقیه توسط مقام تشخیص انجام میگردد.
در نهایت پس از امضاء نهایی سفارش تامین کننده‌ی برنده صورت وضعیت را ارسال می‌نماید.
پس از ارسال صورت وضعیت توسط تامین کننده، ناظر تایید صورت وضعیت اول و پس از آن کارپرداز یا مقام تشخیص بسته به نوع خرید که جز یا متوسط باشد تایید دوم صورت وضعیت را انجام میدهند.
پس از تایید دوم صورت وضعیت کار وارد مرحله ی پایانی یعنی پرداخت شده که پرداخت در سامانه توسط مدیر مالی، ذیحساب و یا عامل ذیحساب انجام میگردد.
.
نویسنده : حسین مجدی نسب (حقوق مولف محفوظ است)
