طبق فلوچارت مشاهده شده در سامانه تامین‌ستاد؛ کارپرداز در قسمت درخواست های خرید، پس از مشخص نمودن کالای مورد نظر و تعداد و تاریخ نیاز کالا و سپس انتخاب تامین کنندگان مدنظر را که حداقل باید سه تامین کننده‌ی مورد تایید وی یا مقام تشخیص و یا تعداد بیشتر از سه تامین کننده باشند(جزء یا متوسط) را انتخاب نماید.
پس از مشخص نمودن تامین کنندگان بستگی به نوع خرید(جزء یا متوسط) کارپرداز یا مقام‌تشخیص از قسمت تایید و ارسال استعلامها وارد شده و پس از تایید و یا ابطال تامین کنندگان و مشخص نمودن مدت اعتبار استعلام ارسال استعلام به تامین کنندگان مدنظر را انجام می‌دهند.
پس از ارسال استعلام به تامین کنندگان، تامین کنندگان مد نظر از قسمت استعلامهای دریافتی وارد کارتابل خود شده و در مدت زمان تعیین شده تایید استعلام را انجام می‌دهند.
بیشتر بخوانید : خرید دستگاه اجرایی از نوع اعلان عمومی خدمت
پس از تایید استعلام توسط تامین کنندگان، کارپرداز یا مقام تشخیص از قسمت تایید پاسخ استعلامها وارد شده و بازگشایی یا تعیین تکلیف را انجام می‌دهند. نکته قابل توجه که بسیاری در آن با مشکل مواجه می‌شوند این است که اگر خرید به صورت جزء ثبت گردد و تامین کننده‌ای بالاتر از سقف معاملات جز قیمت بدهد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
در این مواقع کارپرداز می‌تواند دو کار را انجام دهد: یا شخص مورد نظر را ابطال نماید و یا کل خرید را جهت تعیین تکلیف به شخص مقام تشخیص ارسال نماید. یادآور می‌شود در این مرحله برنده مشخص نمی‌شود و بسته به بند الف یا بند ب ماده 11 قانون برگزاری مناقصات و معاملات دولتی تایید و یا ابطال تامین کنندگان انجام می‌گردد.
ماده 11 ـ روش‌های انجام مناقصه به طریق زیر انجام می‌شود:
الف ـ در معاملات کوچک، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آنها تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ فاکتور مشخص و به تشخیص و مسؤولیت خود، معامله را با تأمین کیفیت به کمترین بهای ممکن انجام دهد.
ب ـ در معاملات متوسط، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام کتبی، با تأمین کیفیت موردنظر، چنانچه بهای به دست آمده مورد تأیید مسؤول واحد تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی باشد، معامله را با عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام کتبی ممکن نباشد با تأیید مسؤول تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی، به تعداد موجود کفایت می‌شود.
تبصره ـ چنانچه مسؤولیت واحد تدارکاتی برعهده کارپرداز واحد باشد امضای نامبرده به منزله امضای مسؤول واحد تدارکاتی است. در صورتی که دستگاه اجرائی فاقد کارپرداز باشد می‌توان وظایف مندرج در این قانون را به متصدیان پست‌های مشابه سازمانی یا به مأمور خرید محول نمود.
پس از تعیین تکلیف تشکیل جدول مقایسه ای انجام می‌گردد. تامین کنندگانی وارد جدول مقایسه ای می‌شوند که در مرحله ی قبل تایید شده باشند. یادآور می‌شود تشکیل جدول مقایسه ای چه در خریدهای جزء و چه در خریدهای متوسط توسط کارپرداز انجام می‌گردد. تعیین برنده با توجه به ماده 11 بر عهده‌ی کارپرداز یا مقام تشخیص می‌باشد. اما اعلام به برنده بسته به جزء یا متوسط بودن خرید بر عهده ی کارپرداز یا مقام تشخیص می‌باشد.
بیشتر بخوانید : خرید دستگاه اجرایی از نوع استعلامی(خدمت)
پس از اعلام به برنده، تامین کننده مدنظر برنده بودن خود را تایید و کارمزد سامانه را پرداخت می‌نماید. در صورت عدم پذیرش برنده بودن و یا منقضی شدن مهلت پذیرش، کارپرداز یا مقام تشخیص میتوانند تامین کننده با اولویت پایین‌تر را انتخاب یا خرید را ابطال نمایند و یا میتوانند مجددا مهلت پذیرش برنده بودن برای نفر اول را تمدید نمایند.
در هر صورت پس از پذیرش برنده بودن توسط شخص برنده، کارپرداز می‌تواند مرحله‌ی سفارش یا قرارداد را انجام دهد. از جمله مواردی که در این قسمت مشخص می‌شوند زمانبندی پرداخت و تحویل می‌باشد. پس از ثبت و ارسال سفارش، تامین کننده‌ی برنده وارد کارتابل خود شده و از قسمت سفارش ها، سفارش تنظیم شده توسط کارپرداز را تایید نموده و جهت امضای نهایی به شخص کارپرداز یا مقام تشخیص ارسال می‌کند.
نکته : پس از امضا نهایی سفارش، الحاقیه فعال شده که ثبت الحاقیه توسط کارپرداز انجام می‌شود. یادآور می‌شود ثبت الحاقیه تا 25 درصد افزایش یا کاهش قابل انجام می‌باشد. ضمن اینکه تایید الحاقیه توسط مقام تشخیص انجام می‌گردد.
در نهایت پس از امضاء نهایی سفارش، تامین کننده‌ی برنده کالا را ارسال می‌نماید.
پس از ارسال کالا انباردار از قسمت کالاهای دریافتی وارد شده و دریافت کالا را انجام میدهد.
پس از دریافت کالا توسط انباردار، کار وارد مرحله‌ی پایانی یعنی پرداخت شده که پرداخت در سامانه توسط مدیر مالی، ذیحساب و یا عامل ذیحساب انجام می‌گردد.
.
نویسنده : حسین مجدی نسب (حقوق مولف محفوظ است)
